So vergleichen Sie Projektmanagement-Tools

Das beste Projektmanagement-Tool für Ihr Unternehmen zu finden, kann eine echte Herausforderung sein, besonders wenn Sie Hunderte von verschiedenen Optionen zur Auswahl haben.  

Während einfache Projekte vielleicht nicht mehr als ein Kanban-Board benötigen, mit dem Sie Listen erstellen, Dateien freigeben und Kommentare zuweisen können, erfordern komplexere Projekte oft ein Tool, das über robuste Planungs- und Berichtsfunktionen, granulare Zugriffskontrollen, Unteraufgaben, Funktionen für die Abhängigkeit von Aufgaben und Projektportfolios verfügt. 

Und wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, brauchen Sie eine effiziente Methode, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und die Arbeitsbelastung in den Teams zu verwalten, damit alles im Zeitplan bleibt.

Was Sie im Hinterkopf behalten müssen, ist, dass Unternehmen, die das richtige Projektmanagement-Tool verwenden, mühelos in der Lage sind, herausragende Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Sie sollten sich also die Zeit nehmen, Tools zu vergleichen und dasjenige auszuwählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. 

Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen die wichtigsten Kriterien vor, die Sie beim Vergleich von Projektmanagement-Software beachten sollten. Außerdem haben wir anhand dieser Kriterien 5 der besten Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt analysiert und ihre wichtigsten Stärken und Schwächen hervorgehoben. 

Worauf Sie bei einem Projektmanagement-Tool achten sollten

Da wir wissen, dass nicht alle Unternehmen die gleichen Bedürfnisse haben, müssen Sie zunächst entscheiden, was für Sie am wichtigsten ist. 

Denken Sie daran, dass einige Projektmanagement-Tools weniger Funktionen bieten, die dennoch den Workflow von Startups effizient unterstützen können. Auf der anderen Seite finden Sie auch Projektmanagement-Software mit umfangreichen Funktionen, die es Teams in größeren Unternehmen ermöglichen, die Komplexität leichter zu bewältigen. 

Um Sie bei Ihrer Recherche zu unterstützen, haben wir eine Liste der wichtigsten Kriterien zusammengestellt, die Sie für die richtige Entscheidung nutzen können:

• Hosting

Für kleine Unternehmen und Startups ist eine SaaS-Lösung hochgradig skalierbar und ermöglicht es ihnen, die Anfangskosten zu minimieren und die Zusammenarbeit in entfernten Arbeitsumgebungen zu optimieren. 

Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen bevorzugen jedoch möglicherweise eine On-Premise-Lösung, die ihnen die vollständige Kontrolle über die Datenspeicherung und mehr Anpassungsmöglichkeiten bietet.

• PM-Methodik

Ganz gleich, ob Sie eine klassische, agile oder hybride Methodik verwenden, die von Ihnen eingesetzte Projektmanagement-Software muss diese unterstützen. Andernfalls verschwenden Sie am Ende wertvolle Zeit und Ressourcen mit dem Versuch, auf eine andere Lösung umzusteigen.

• Benutzerfreundlichkeit

Einige Projektmanagement-Tools sind benutzerfreundlicher und intuitiver als andere. Es gibt Tools, die grundlegende Funktionalitäten abdecken und eine kürzere Lernkurve aufweisen – diese sind besser für kleinere Teams geeignet, die an einfachen Projekten arbeiten und unkomplizierte Arbeitsabläufe haben. 

Gleichzeitig benötigen die anspruchsvolleren Projektmanagement-Lösungen, mit denen größere Unternehmen den Fortschritt mehrerer komplexer Projekte verwalten und verfolgen können, mehr Zeit, damit sich die Benutzer an alle Funktionen gewöhnen können.

• Aufgabenverwaltung

Abhängig von der Art der Projekte, die Sie bearbeiten, müssen Sie Ihre Aufgaben möglicherweise hierarchisch organisieren, was zu einer oder mehreren Ebenen von Unteraufgaben führt. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu wählen, mit dem Sie Ihre Aufgaben richtig organisieren und verwalten können. 

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein umfassendes Projektmanagement-Tool die Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten, was Ihnen hilft, im Zeitplan zu bleiben und Engpässe zu minimieren, wiederkehrende Aufgaben festzulegen und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen.

• Ressourcenmanagement

Ein gutes Projektmanagement-Tool enthält eine Funktion zur Ressourcenverwaltung, mit der Sie Ressourcen intelligent über Aufgaben hinweg verwalten können, um Überlastungen oder potenzielle Konflikte bezüglich fehlender Ressourcen zu vermeiden.

• Berichtswesen 

Die meisten umfassenden Projektmanagement-Systeme verfügen über Reporting-Funktionen – entweder integriert oder durch ein Add-on – allerdings in unterschiedlichem Umfang. Mit dieser Funktion können Sie sich einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte verschaffen und negative Trends aufzeigen, die es erforderlich machen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. 

Die besten Tools ermöglichen es Ihnen, anpassbare Berichtsvorlagen zu erstellen, die dann in verschiedenen Formaten exportiert werden können, darunter PDF, Excel, Word und HTM.

• Aufgaben- und Projektvisualisierungen

Die beste Projektmanagement-Software bietet Ihnen durch Funktionen wie anpassbare Projekt-Dashboards/Portfolios, intuitive Zeitleisten-, Board-, Kalender- und Kartenansichten sowie interaktive Gantt-Diagramme und Burndown-Diagramme einen umfassenden Überblick über den Fortschritt einzelner Aufgaben und die Verteilung der Arbeitslast. 

Abhängig von Ihren Planungs- und Terminierungsanforderungen können diese Funktionalitäten Ihnen helfen, die Produktivität Ihres Teams zu steigern, die Priorisierung von Aufgaben zu optimieren und Engpässe schneller zu erkennen.

• Zugriffskontrollen

Während Datensicherheit für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe eine Priorität sein sollte, benötigen große Unternehmen granulare Zugriffskontrollen, die es ihnen ermöglichen, den Datenzugriff über Teams, Projekte und Aufgaben hinweg effektiv zu verwalten. 

Mit dieser Funktionalität, die in der Regel in ausgereifter Projektmanagement-Software zu finden ist, können Sie spezifische rollenbasierte Benutzerkontrollstufen und Bearbeitungsberechtigungen festlegen, um sensible Informationen geheim zu halten.

• Integrationen von Drittanbietern 

Nahtlose Integrationen von Drittanbietern sind für Unternehmen, die bereits auf eine Reihe verschiedener Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, die Sicherheit, das Marketing und den Vertrieb setzen, unerlässlich. 

• Kosten

Nicht zuletzt stellt die Implementierung eines Projektmanagement-Tools in Ihrem Unternehmen eine wichtige finanzielle Investition dar. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme bieten eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup sind, kann das ein guter Startpunkt sein. Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen müssen sich jedoch für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden, um auf die benötigten erweiterten Funktionen zugreifen zu können.

Vergleich der besten Projektmanagementsoftware

Wie zu Beginn dieses Artikels erwähnt, haben wir anhand der oben genannten Kriterien 5 beliebte Projektmanagement-Tools verglichen und ihre wichtigsten Vor- und Nachteile dargelegt.

Wir hoffen, dass diese Analyse Ihnen bei der Entscheidung helfen wird, welche Software besser zu Ihren Anforderungen passt.

1.Allegra

Am besten für: Alle Arten von Teams und Unternehmen

Vorteile: Allegra ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das alle wesentlichen Funktionen enthält, die Sie benötigen, um Ihre Projekte erfolgreich zu planen, umzusetzen und zu verfolgen. 

Das Tool ist sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-Lösung erhältlich und erlaubt Ihnen, so zu arbeiten, wie Sie wollen, indem es nicht nur agile, sondern auch klassische und hybride Projektmanagement-Methoden unterstützt. Von Task Boards, Sprints, Backlogs, Epics und User Stories, Burndown-Diagrammen und vielem mehr bietet Ihnen Allegra alles, was Sie brauchen, um jeden Projekttermin an einem Ort zu erreichen.

Seine intuitiven Aufgabenplanungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Projekte mühelos hierarchisch abzubilden, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu veranschaulichen und mit interaktiven Gantt-Diagrammen alles auf Kurs zu halten. 

Außerdem können Sie Projekte effektiv planen und den Fortschritt von Teams in Echtzeit überwachen, unabhängig von deren Komplexitätsgrad, mit fortschrittlichen Ressourcenmanagement- und Berichtsfunktionalitäten. Allegra unterstützt sowohl Basiskalender als auch persönliche Kalender für jeden Mitarbeiter, sodass Sie immer einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen haben. Darüber hinaus können Sie mit dem Tool vorgefertigte Vorlagen leicht an Ihre spezifischen Berichtsanforderungen anpassen.

Allegra integriert bewährte Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und die RACI-Matrix, so dass Sie bei komplexen Projekten mehr Übersicht erhalten. Und da Komplexität stark mit dem Bedürfnis nach erhöhter Sicherheit verbunden ist, können Sie die feinkörnigen Zugriffssteuerungsfunktionen von Allegra nutzen und Berechtigungen bis hinunter zu einzelnen Attributen festlegen, so dass alle Ihre sensiblen Daten sicher und geschützt bleiben.

Mit Allegra können Sie Zeit sparen und Ihre Produktivität optimieren, indem Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren. Das Beste daran ist, dass keine Kodierung erforderlich ist. Mit Hilfe des grafischen Workflow-Editors können Sie im Handumdrehen automatische Antworten auf E-Mails, Nachfassaktionen, Eskalationen und Genehmigungsverfahren erstellen.

Wenn es um den Datenschutz geht, ist Allegra Cloud vollständig konform mit GDPR und hat Server in Frankfurt, Berlin und Karlsruhe. Sie können die Abonnement-Preise für Allegra hier einsehen.

Nachteile: Obwohl Allegra keinen kostenlosen Abo-Plan anbietet, können Sie eine 30-tägige Testversion starten und alle Funktionen auf Ihrem Computer erkunden. 

2. Asana

Am besten für: Kleine bis mittlere Teams und Unternehmen

Vorteile: Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Projektmanagern eine ausgefeilte und granulare Kontrolle über komplexere Projekte bietet. 

Im Vergleich zu anderen Tools auf dem Markt, die sehr restriktive kostenlose Versionen anbieten, ist der kostenlose Plan von Asana der reichhaltigste an Funktionen. Es unterstützt unbegrenzte Aufgaben, unbegrenzte Projekte, unbegrenztes Messaging, verschiedene Projektansichten (Kalender, Board und Liste), über 100 kostenlose Integrationen zur Auswahl, für Teams von bis zu 15 Personen. 

Gleichzeitig enthalten die kostenpflichtigen Pläne (Premium, Business und Enterprise) erweiterte Funktionen wie Berichte, Aufgabenabhängigkeiten, Admin-Kontrolle, Automatisierung, Arbeitsbelastung und Portfolios. 

Zu den leistungsstärksten Funktionen, die Asana bietet, gehören die Workload- und Portfolio-Funktionen, mit denen Sie das Arbeitspensum für jedes Teammitglied verwalten und den Fortschritt über mehrere Projekte hinweg und an einem Ort verfolgen können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nichts durch die Maschen rutscht und niemand mit Aufgaben unter- oder überlastet wird. 

Die Admin-Kontrollfunktionen von Asana, die nur im Enterprise-Plan verfügbar sind, ermöglichen Ihnen die einfache Verwaltung von Teammitgliedern in der gesamten Organisation durch SAML-Authentifizierung und automatische Bereitstellung über SCIM.

Außerdem können Sie mit den Berechtigungs- und Datenschutzkontrollen den Zugriff auf bestimmte Projekte einschränken, private Teams für sensible Aufgaben erstellen oder öffentliche Teams und Projekte aufbauen, damit das ganze Unternehmen darauf zugreifen kann.

Für diejenigen, die sich Sorgen um den Datenschutz machen, sollten Sie wissen, dass die Software von Asana sowohl GDPR- als auch CCPA-konform ist.

Nachteile: Da Asana ein anspruchsvolleres Projektmanagement-Tool ist, könnten neue Benutzer die Oberfläche einschüchternd finden und ein Onboarding-Training benötigen, um sich an alle Funktionen zu gewöhnen.

Ein weiterer erwähnenswerter Nachteil ist, dass Asana keine integrierte Zeiterfassungsfunktion hat. Sie können diese Funktionalität nur über Integrationen von Drittanbietern erhalten.

3. Wrike

Am besten geeignet für: Große Unternehmen und Teams 

Vorteile: Wrike ist eine sehr vielseitige Cloud-basierte Projektmanagement-Lösung mit einer ganzen Reihe von fortschrittlichen Funktionen, die die Sichtbarkeit von Projekten und Aufgaben verbessern, die Zusammenarbeit im Team optimieren und Genehmigungen beschleunigen. 

Eine seiner Hauptstärken ist, dass es Ihnen einen High-Level-Überblick über den Fortschritt und die Arbeitsbelastung über Projekte hinweg bietet, indem es Sie mühelos zwischen Kanban-Boards, interaktiven Gantt-Diagrammen und anderen traditionellen Ansichten (Kalender, Liste und Tabellenkalkulation) wechseln lässt. 

Ein weiteres beeindruckendes Merkmal von Wrike sind die dynamischen Gantt-Diagramme, die Ihnen einen vollständigen Überblick über Aufgaben, Abhängigkeiten und Umfang geben, wenn Sie mehrere Projekte verwalten. Die Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, Aufgabendaten und Fristen einfach zu ändern und Abhängigkeiten für jedes Projekt in Ihrem Portfolio hinzuzufügen.

Wrike bietet mehrere Premium-Add-ons, die die Fähigkeiten der Anwendung erweitern. Wrike Resource wird für das Ressourcenmanagement verwendet und bietet Ihnen eine intuitive Oberfläche, um die Arbeitsbelastung in verschiedenen Teams besser zu verwalten, Änderungen nach Bedarf vorzunehmen und sofortige Einsicht in die Teamleistung in verschiedenen Projekten zu erhalten. Wrike Lock gibt Ihnen durch vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel mehr Kontrolle über die auf der Plattform gespeicherten Daten. 

Die integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen des Tools, die über das Wrike Analyze-Add-on verfügbar sind, ermöglichen es Ihnen, hochgradig angepasste erweiterte Berichte mit leistungsstarken Visualisierungsoptionen zu erstellen, um einen besseren Einblick in den Projektfortschritt und die Leistung zu erhalten. 

Mit über 400 verfügbaren Integrationen macht Wrike es Ihnen leichter, Ihren Arbeitsablauf zu organisieren und Ihre Prozesse zu rationalisieren.  

Nachteile: Obwohl Wrike zahlreiche Funktionen auf Unternehmensebene bietet, ist es kein ideales Werkzeug für Anfänger, die die Benutzeroberfläche schwierig zu navigieren finden. Außerdem ist der kostenlose Plan zu restriktiv, um eine brauchbare Option für die geschäftliche Nutzung zu sein. 

Um das meiste aus Wrike herauszuholen, müssen Sie einen kostenpflichtigen Plan und höchstwahrscheinlich auch einige der Premium-Zusatzmodule erwerben. Daher sind die Kosten für die Nutzung der fortschrittlichen Funktionalitäten zu hoch für Startups und kleine Unternehmen.

4. Jira

Am besten für: Agile Teams

Vorteile: Jira ist ein agiles Projektmanagement-Tool, das für Softwareentwicklungsprojekte optimiert ist und Teams die effektive Planung, Verfolgung und Freigabe von Software ermöglicht. 

Wenn Sie also auf der Suche nach einem leistungsstarken Scrum-Tool sind, mit dem Sie User Stories erstellen, Sprints planen, Issues nachverfolgen, qualitativ hochwertige Software ausliefern und sogar Ihre Arbeitsabläufe anpassen können, wenn Ihr Team wächst, ist Jira Ihre beste Option.

Die Anwendung bietet benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Dashboards und anpassbare Scrum- und Kanban-Boards, sodass Sie mühelos den Fortschritt über mehrere Projekte hinweg überwachen und Engpässe verhindern können. Außerdem können Sie leicht verständliche Roadmaps erstellen, mit denen Sie relevanten Stakeholdern das Gesamtbild vermitteln und die Arbeit des Teams mit dem Projektplan abstimmen können. 

Die detaillierten agilen Berichte von Jira ermöglichen es sowohl Scrum- als auch Kanban-Teams, durch einfach zu erstellende Burndown-Diagramme, Team-Velocity-Diagramme, kumulative Flussdiagramme und Kontrolldiagramme umsetzbare Echtzeit-Einsichten zu erhalten und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. 

Wie andere Projektmanagement-Software auch, lässt sich Jira mit weit verbreiteten Apps integrieren, darunter Slack, Gmail, Outlook, Microsoft Teams und Google Drive. Da es im Kern immer noch ein Entwickler-Tool ist, lässt sich dieses Tool auch mit Apps wie GitHub, Jenkins und Bitbucket integrieren. 

Jira ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung (Windows- und Linux-Server) erhältlich und bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 10 Benutzer und drei kostenpflichtige Pläne für größere Teams mit bis zu 10.000 Benutzern. 

Nachteile: Zu den wichtigsten Einschränkungen von Jira gehören das Fehlen einer integrierten Zeitleiste und von Funktionen für die Zusammenarbeit sowie die Tatsache, dass sich die komplexe Benutzeroberfläche als schwer zu bedienen erweisen kann, was zu einer steilen Lernkurve führt.

5. Trello

Am besten für: Kleine Projekte und Unternehmen

Vorteile: Trello ist ein Kanban-basiertes Aufgabenmanagement- und Kollaborationstool mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, mit der Sie Ihre Arbeit in Boards, Listenspalten und Karten organisieren können. Wenn es um Funktionalitäten geht, verlässt sich Trello meist auf Integrationen oder Power-Ups von Drittanbietern, wie Slack, Google Drive und Dropbox, um die Bedürfnisse der Benutzer zu erfüllen.

Dieses Tool kommt mit anpassbaren Boards, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglichen, zu visualisieren, wo sich Aufgaben im Workflow befinden und wie alles voranschreitet. Außerdem verfügt Trello über eine Sammlung von Board-Vorlagen, die Sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Für jede Karte können Sie Checklisten erstellen, die Ihre größeren Aufgaben in kleinere unterteilen, Fälligkeitsdaten hinzufügen und Erinnerungen einstellen, um Fristen im Auge zu behalten, wichtige Anhänge verlinken und Nachrichten versenden. Sie können auch Teammitglieder erwähnen und zu den Karten hinzufügen, um zu erkennen, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. 

Eine weitere großartige Funktion von Trello ist die eingebaute No-Code-Automatisierung, Butler, mit der Sie Regeln, Schaltflächen und Befehle erstellen können, um lästige Aufgaben zu automatisieren und Ihre Prozesse zu rationalisieren.

Abgesehen von seinem kostenlosen Plan, der Benutzern unbegrenzte Karten, bis zu 10 Boards mit einem Power-Up pro Board und grundlegende Automatisierung bietet, hat Trello auch einen Business Class und einen Enterprise Plan.

Diese kostenpflichtigen Pläne bieten mehrere Funktionen für größere Teams, wie z. B. Admin-Sicherheit, erweiterte Checklisten, unbegrenzte Power-ups und umfassende Projektansichten (Zeitleiste, Tabelle, Dashboard, Kalender und Karte).

Nachteile: Obwohl Trello aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit eine gute Wahl für neue Benutzer ist, ist sein beliebtes Kanban-Layout bei der Verwaltung von Projekten in größeren Teams ziemlich einschränkend. 

Außerdem ist in Trello kein Management von Aufgabenabhängigkeiten eingebaut, was die Planung komplexer Projekte zu einer Herausforderung für Manager macht. Sie können zwar Trello-Elemente wie Checklisten und Link-Anhänge verwenden, um Aufgabenabhängigkeiten zu veranschaulichen und zu verwalten, aber die Dinge können ziemlich schnell kompliziert werden.

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